Возмещение затрат учредителю-иностранцу

Как правильно возмещать расходы главе иностранного представительства

Автор: Екатерина Гостева
налоговый консультант

Нередко главе иностранного представительства возмещаются расходы на аренду жилья, эксплуатацию личного автомобиля и пр. С одной стороны такая компенсация в глазах государства является доходом и должна облагаться подоходным налогом (НДФЛ). С другой – существуют вполне законные способы этот налог не платить.

Если удерживать налог, то как?

Большинство бухгалтеров либо забывают удержать подоходный налог, либо не задумываются, как при его удержании действовать в интересах сотрудников.

В последнем случае с глав представительств иностранных компаний, которые являются:

гражданами России,
иностранными гражданами со статусом резидента России,
иностранными гражданами со статусом высококвалифицированного специалиста,

удерживается подоходный налог в размере 13%.

Если же для работы в представительстве приглашается сотрудник из-за рубежа (не имеющий статуса резидента), с него удерживается подоходный налог 30%.

Допустим, иностранное представительство решило дополнительно к зарплате выплачивать главе-нерезиденту 50 000 руб. в месяц для ежемесячной оплаты квартиры или аренды автомобиля.
С этой суммы сразу удерживается подоходный налог в размере 15 000 руб. (50 000 *30%), т.е. на руки глава-нерезидент получит только 35 000 руб.

Но здесь главный вопрос: как сделать так, чтобы глава представительства не «терял» часть компенсации в виде НДФЛ?

Для этих целей необходимо грамотно выполнить gross up (т.е. рассчитать сумму компенсации с учетом удерживаемого налога) по следующей формуле:

50 000 / 0,7 (при ставке НДФЛ 30%)
либо
50 000 / 0,87 (при ставке НДФЛ 13%)

Именно с получившейся суммы должен удерживаться подоходный налог, чтобы глава представительства избежал «налоговых потерь». И именно эта сумма должна быть прописана в Трудовом Договоре в качестве компенсации.

А можно вовсе не платить?

Выше мы рассмотрели подход, который близок бухгалтерам. Мы же являемся экспертами не только в бухучете, но и в налогах. Поэтому всегда ищем законные пути оптимизации налоговых выплат. Если наши клиенты могут законно не платить налоги, мы всегда подскажем, как это сделать правильно.

Сразу оговоримся, что свое мнение мы подкрепляем обширной судебной практикой (т.е. при налоговых спорах российские суды придерживаются именно такого мнения).

Налоговый кодекс предусматривает освобождение от НДФЛ тех видов компенсационных выплат, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей и обоснованы законодательно ( ст. 217 НК РФ ).

Так, если глава представительства приглашается на работу из другого города, то НДФЛ можно не начислять, опираясь на Трудовой кодекс. Статья 169 ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, связанные с переездом и обустройством на новом месте. При этом под обустройством вполне может пониматься предоставление сотруднику квартиры на весь период работы (либо – денежная компенсация за аренду жилья).

Если же иностранное представительство официально (т.е. по специально оформленному документу) приглашает главу из-за рубежа, оно обязано гарантировать иностранному гражданину соответствующее материальное, медицинское и жилищное обеспечение (п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ ). Т.е. компенсация аренды квартиры логично вытекает из обязанности представительства обеспечить иностранного сотрудника жильем.

В Трудовом кодексе также предусмотрена возможность компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника ( статья 188 ТК РФ ). Эту норму закона можно применять, чтобы не начислять НДФЛ при возмещении расходов на личный автомобиль.

Самое главное, правильно сформулировать соответствующие пункты в Трудовом Договоре / специальном Приказе / Положении о компенсациях.

Если Вы не знаете, как правильно оформить документы, мы всегда Вам поможем и даже возьмем на себя общение с контролирующими органами при возникновении претензий или налоговых споров.

Надеемся, наши рекомендации будут Вам полезны.

Возмещение затрат учредителю-иностранцу

Вопрос от Людмилы:

Добрый день. ООО на ОСНО. Один из учредителей (75%) — гражданин Прибалтики (резидент РФ). Этот учредитель периодически ездит на переговоры с поставщиками и покупателями как по городам России, так и в ближнем зарубежье, благодаря которым компания заключает договоры на поставку и продажу товаров. Теперь он требует возмещения своих расходов на эти поездки. Поездки бывают раз в месяц на несколько дней, потом опять через несколько месяцев и т.д. Как лучше оформить отношения между компанией и учредителем во время таких деловых поездок, чтобы возмещать ему расходы на проезд, проживание в гостинице, моб.связь и т.п. Нужно ли учредителю оформлять разрешение на работу, как иностранцу? Спасибо большое. Буду очень признательна за быстрый ответ.

Ответ от Дарьи Мильто (автор рубрики «Бухгалтерия и налоги»):

Тут очень сложный вопрос. Я так понимаю, что учредитель в данном случае просто учредитель, он не является директором компании или другим её работником. Чтобы было проще, лучше оформить с ним трудовой договор или договор гпх (здесь можете образцы найти), так как фактически он выполняется функции работника компании — ведёт переговоры с целью заключения контрактов. В этом случае все его расходы при условии их подтверждения документами (билетами, чеками и т п) можно списать как командировочные и представительские расходы.

Если учредитель не хочет заключать никакой договор, то тут все сложнее. По факту он работником компании не является, требовать возмещения расходов просто так он не может, хоть он и учредитель, владеющий наибольшей долей, по законодательству РФ имущество компании отделено от имущества учредителей. Это ИП отвечает всем свои имуществом. В этой ситуации, чтобы списать расходы, особенно это касается налогового учёта, надо будет реально «выкручиваться». И то, можно попытаться списать как представительские расходы плату за чай, кофе на переговорах, может быть обед с партнерами, но проезд, гостиница и мою связь — все-таки командировочные расходы.

В командировку можно отправить только работника, с учредителем, который работником не является, можно сделать так: оформить решение отправить его в служебную поездку, причём решение должно быть принято органом типа совета директоров. И это все равно ситуация, когда расходы будут притянуты за уши и любая налоговая проверка посчитает это вопрос спорным.

Вообщем, чтоб было меньше проблем, лучше подписать с ним договор, пусть даже гпх. Тем более что функции работника он выполняет на регулярной основе.

Возмещение расходов на проезд нанятого иностранного работника уменьшает налог на прибыль

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)

Строительная организация, находящаяся в Москве, открыла обособленное подразделение в г.Владивосток по месту ведения строительных работ-выполняем функции субподрядчика по внутренней отделке объектов.

Рабочих строительных специальностей набираем из ближнего зарубежья. При этом им оплачивается билет от места проживания до Владивостока. Прибыв к месту работы сотрудник принимается на работу на неделю-две недели позже. Например, дата прилета 12.09, а дата приема на работу 27.09. Вахтовый метод не применяется.

Можно ли принять на расходы в налоговом учете стоимость билетов? Или для этого дата вылета и дата приема на работу должны совпадать? Удерживать НДФЛ со стоимости билетов? Облагается стоимость билета страховыми взносами?

Из вопроса следует, что организация привлекает иностранных граждан из стран ближнего зарубежья для работы в РФ, заключая при этом с ними трудовые договоры.

По всей вероятности идет речь о временно пребывающих в РФ иностранных гражданах, то есть о лицах, прибывающих в РФ на основании визы или в порядке, не требующем получения визы, и получивших миграционную карту, но не имеющих вида на жительство или разрешения на временное проживание (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ “О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации”). Замечу, что без визы в РФ пребывают граждане большинства стран СНГ (Азербайджан, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Таджикистан, Узбекистан, Украина) (Письмо МИД России от 27.09.2006 N 32253/19).

Согласно п. 2 ст. 13 Закона N 115-ФЗ работодателем в соответствии с настоящим Федеральным законом является юридическое лицо, получившее в установленном порядке разрешение на привлечение и использование иностранных работников и использующее труд иностранных работников на основании заключенных с ними трудовых договоров.

Согласно пункту 8 статьи 18 Закона N 115-ФЗ работодатель пригласивший иностранного гражданина в РФ в целях осуществления трудовой деятельности обязан иметь разрешение на привлечение и использование иностранных работников, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом. При этом пп. 1 п. 4.5 ст. 13 Федерального закона N 115-ФЗ предусмотрено, что работодатель имеет право привлекать и использовать иностранных работников без разрешения на привлечение и использование иностранных работников в случае, если иностранные граждане прибыли в РФ в порядке, не требующем получения визы.

В Постановлении ФАС Московского округа от 21.08.2008 N КА-А40/7732-08 по делу N А40-65206/07-75-393 отмечено, что иностранные граждане с момента приглашения являются работниками приглашающей стороны.

В Письме Минфина РФ от 23.07.2009 N 03-03-05/138 разъяснено, что если российская организация привлекает в установленном законодательством РФ порядке иностранных граждан для работы, то на основании срочных трудовых договоров, заключенных с иностранными гражданами, последним могут производиться выплаты в целях возмещения расходов по проезду к месту осуществления работы на территории РФи и обратно к месту постоянного проживания – на территорию иностранного государства. В таком случае затраты по возмещению работнику-иностранцу расходов по переезду к месту работы в РФ и обратно на территорию иностранного государства организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли на основании пп. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

В соответствии со статьей 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

В пп. 3 ст. 217 НК РФ приведен перечень компенсационных выплат, устанавливаемых законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, которые не подлежат НДФЛ (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством). Данный перечень включает в себя, в том числе, компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Статья 165 ТК РФ предусматривает предоставление работникам, помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ, гарантий и компенсаций в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Из судебной практики следует (см. Постановление ФАС Московского округа от 21.08.2008 N КА-А40/7732-08 по делу N А40-65206/07-75-393), что к рассматриваемым правоотношениям применима ст. 169 ТК РФ в которой сказано, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику, в том числе, расходы по его переезду. Поэтому такая компенсационная выплата не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, как связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Однако Минфин РФ придерживается иной позиции. По его мнению (см. Письмо от 23.07.2009 N 03-03-05/138) положения ст. 169 ТК РФ применяются в случае, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы.

На момент переезда на работу в другую местность физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях с тем же работодателем, по соглашению с которым осуществляется его переезд с одного места работы у данного работодателя на другое место работы, расположенное в другой местности.

В случае же найма нового сотрудника и оплаты проезда до его места работы, указанного в трудовом договоре, а также расходов по обустройству на новом месте жительства применение положений ст. 169 Трудового кодекса является необоснованным. Таким образом, принимая решение о не удержании НДФЛ с компенсационной выплаты, связанной с возмещением стоимости проезда иностранного работника на территорию РФ, нужно быть готовым отстаивать свою точку зрения в суде.

Выплаты иностранным работникам, временно пребывающим в РФ, страховыми взносами не облагаются, так как застрахованными в системе соцобеспечения они не являются (п. 15 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто – нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Возмещение расходов учредителю

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Учредитель организации, который не состоит в штате организации оплатил за наличный расчет услуги связи.Вопрос: Может ли организация возместить эти расходы? Если да, то какие документы надо оформить и какие сделать проводки.

Ответ

Да, можете. Но для этого нужно заключить договор займа.

В бухгалтерском учете отразите так:

Дт 50 Кредит 66 – получен денежный заем.

Дт 66 Кт 50 – погашена задолженность по договору займа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Аренду помещений можно оплатить заемными средствами и потом учесть в расходах

На счету фирмы нет средств, и директор хочет расплатиться за аренду помещения своими деньгами. Можно ли включить в расходы фирмы данную сумму? Находимся на «упрощенке» с объектом доходы минус расходы.*
Бухгалтер ООО «Северное сияние» А.Т. Евсеева

Да, вы можете включить в расходы данную сумму. Но прежде вам нужно заключить с директором договор займа* (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Заимодавцем при этом будет указан директор, а заемщиком — ваша фирма. Дело в том, что суммы, полученные по договору займа, относятся к собственным средствам (ст. 807 ГК РФ). А значит, вы вправе оплатить ими аренду помещений и такие траты учесть в расходах. При этом, получая заем, в доходах вы его не учитываете, а возвращенную сумму займа не отражаете в расходах.

2. Рекомендация: Как оформить получение займа (кредита)

Организация может получить деньги (имущество) во временное пользование:
– по договору займа* (п. 1 ст. 807 ГК РФ);
– по кредитному договору (п. 1 ст. 819 ГК РФ).

По общему правилу к кредитному договору применяются правила, которые распространяются на договор займа (п. 2 ст. 819 ГК РФ).

Однако между этими договорами есть существенные различия.

Различия между кредитным договором и договором займа*

1. Кредит деньгами может выдать только банк или кредитная организация (п. 1 ст. 819 ГК РФ). Денежный заем можно получить от любого гражданина, предпринимателя или организации (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

2. Денежные кредиты организация может получить (вернуть) только в безналичном порядке (п. 2, 3 Положения Банка России от 31 августа 1998 г. № 54-П). На выдачу (возврат) займов такое ограничение не распространяется (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Аналогичное положение действует в отношении уплаты процентов. За пользование денежным кредитом организация вправе рассчитываться только по безналу (п. 1 ст. 819 ГК РФ, п. 3.3. Положения Банка России от 26 июня 1998 г. № 39-П). Проценты по займу можно выплачивать как деньгами, так и имуществом (п. 1 ст. 809 ГК РФ).

3. Договор денежного кредита может быть только процентным (п. 1 ст. 819 ГК РФ). По договору займа деньги могут выдаваться без условия об уплате процентов (п. 1 ст. 809 ГК РФ).

4. Договор товарного кредита признается беспроцентным лишь в том случае, если об этом прямо сказано в его тексте (п. 1 ст. 819 ГК РФ). Договор займа в натуральной форме является таковым по умолчанию (п. 3 ст. 809 ГК РФ).

Формы предоставления займа (кредита)

Заем (кредит), предоставленный организации, может быть денежным* или имущественным (заем в натуральной форме, товарный кредит).

Это следует из положений статей 807, 809, 819, 822 Гражданского кодекса РФ.

Условия договора займа (кредита)

Независимо от суммы договор займа (кредитного договора), в котором организация выступает в качестве заемщика (кредитора), заключите его в письменной форме (п. 1 ст. 808, ст. 820 ГК РФ). Данное соглашение считается заключенным с момента передачи денег или других вещей по нему* (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Размер процентов по займу (кредиту) можно указать в договоре. Если такой оговорки нет, организация должна выплатить заимодавцу проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату возврата (всей суммы займа (кредита) или его части).

Порядок уплаты процентов тоже можно предусмотреть в договоре. Но если это условие отсутствует, организация должна выплачивать проценты ежемесячно до полного погашения займа (кредита).

Если заимодавец (кредитор) предоставит беспроцентный заем (кредит), это условие должно быть прямо указано в договоре (исключение – заем, выданный в натуральной форме, по умолчанию он является беспроцентным).*

Это следует из положений статьи 809, пункта 2 статьи 819 Гражданского кодекса РФ.

При выдаче займа деньгами заимодавец может перевести сумму займа на банковский счет (в безналичном порядке) или выплатить ее наличными* (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Получить денежный кредит организация может только в безналичной форме (п. 2 Положения Банка России от 31 августа 1998 г. № 54-П).

Ситуация: можно ли принять от учредителя заем наличными деньгами, если его сумма превышает 100 000 руб.*

Ответ на этот вопрос зависит от того, кто является учредителем, предоставившим организации заем: гражданин или другая организация.

По договорам, которые организация заключает с другими организациями (предпринимателями), установлен лимит расчетов наличными в 100 000 руб. (п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило в полной мере относится и к договорам займа.

Поэтому если учредителем является другая организация, то можно принять наличную сумму в пределах 100 000 руб. по одному договору займа.

Наличные расчеты между организациями и гражданами, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, осуществляются без ограничения суммы (п. 5 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому, если учредителем является гражданин, в качестве займа организация может принять от него любую наличную сумму.*

При получении или возврате займа наличными деньгами составьте расходный или приходный кассовый ордер* (формы № КО-2 и № КО-1, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Ситуация: нужно ли применять ККТ при получении и возврате наличных денежных займов (кредитов), а также при уплате процентов по ним*

Применение ККТ является обязательным при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При получении (возврате) денежных займов (кредитов) реализации товаров (работ, услуг) не происходит (постановление Президиума ВАС РФ от 3 августа 2004 г. № 3009/04). Поэтому ни при получении наличного денежного займа (кредита), ни при его возврате, ни при уплате процентов по займу ККТ не применяйте. С этим выводом согласны и контролирующие ведомства (письма Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-01-15/3-51 и ФНС России от 10 июня 2011 г. № АС-4-2/9303).

Получение займа (кредита) в безналичной форме можно подтвердить выпиской с расчетного счета организации. Возврат займа (кредита) безналичным путем оформите платежным поручением по форме № 0401060.

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете операции по получению займа (кредита)

Обязательства по займу или кредиту в бухучете отразите в составе кредиторской задолженности. Сделайте это на дату получения средств. Ведь такой договор будет заключен только с момента поступления денег или вещей и только в размере полученного. Это следует из пункта 2 ПБУ 15/2008, пункта 1 статьи 807, пункта 2 статьи 819 Гражданского кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 28 января 2010 г. № 07-02-18/01.

В зависимости от срока, на который организация получила заем (кредит), расчеты по договору отразите:

на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», если заем (кредит) выдан на срок менее одного года;*
на счете 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам», если заем (кредит) выдан на срок более одного года.

Если до возврата долга остается менее 12 месяцев, в бухучете долгосрочную задолженность в краткосрочную не переводите. Это объясняется тем, что такая бухгалтерская проводка Инструкцией к плану счетов не предусмотрена.

Если предоставлен денежный заем (кредит), то после того, как заимодавец (кредитор) внес деньги в кассу (такой способ возможен только по займу) или перевел их на банковский счет организации, в учете сделайте запись:*

Дебет 50 (51) Кредит 66 (67)
– получен денежный заем (кредит).

Организация может возвратить денежный заем наличными или через расчетный счет. Денежный кредит можно вернуть только в безналичном порядке. В зависимости от условий договора при возврате займа (кредита) выполните проводку:*

Дебет 66 (67) Кредит 50 (51)
– погашена задолженность по договору займа (кредита).

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни

Придайте нужную форму поездкам учредителей, и сможете спокойно списать расходы на них за счет фирмы

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

потребуют удержать с этих сумм А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку с сообщением о невозможности удержать нало
исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн
не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени Так что если трудовой договор будет, к примеру, на ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения — выполнение временных рабо

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк На суммы возмещения не нужно начислять ни ни страховые взнос Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано: 2011, № 13, с. 68

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

СОВЕТ

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить и страховые взносы (кроме взносов в зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци

Если поездка организована ради сделки, которая возможна только с разрешения учредителей, расходы учесть проще

сделки с заинтересованность
любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

внереализационные расходы, перечень которых открыты
расходы на управление в составе прочи

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье — как внереализационные расходы на проведение общих собрани

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.

Командировка учредителя

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор может заключаться на время выполнения временных (до двух месяцев) работ. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы (ст. 79 ТК РФ). Конституционный суд РФ в Определении от 15.05.2007 № 378-О-П указал, что минимальную продолжительность срочного трудового договора законодательство не регламентирует. Таким образом, компания вправе заключить с учредителем срочный трудовой договор на выполнение работ по поиску потенциальных контрагентов в городе N и направить его туда в командировку.

В этом случае компания с полным правом учтет расходы на поездку учредителя как обычные командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом суммы возмещения командировочных расходов не будут облагаться ни НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Возмещение затрат учредителю-иностранцу

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на editor@garant.ru. Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 мая 2007 г. N 03-04-06-01/165 О порядке уплаты НДФЛ и ЕСН при осуществлении работодателем расходов на перемещение работника и членов его семьи к новому месту работы

Вопрос: В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ ОАО просит дать разъяснение по применению законодательства по налогу на доходы физических лиц, единого социального налога, налога на прибыль организаций при расходах работодателя на перемещение работника и членов его семьи к новому месту работы.

С целью использования высококвалифицированных специалистов компания имеет намерение привлечь для работы сотрудников из регионов России и иностранных государств, трудовыми договорами с которыми будут предусмотрены обязанности работодателя полностью или частично нести следующие расходы.

Работодатель несет расходы, связанные с арендой жилого помещения для работника по месту работы. Работодатель заключает договор аренды жилого помещения, где указано, что в арендуемом помещении будет проживать физическое лицо – сотрудник компании и члены его семьи. Работодатель может не заключать договора от своего имени, а возмещать расходы, понесенные работником.

Работодатель возмещает расходы, связанные с перевозом багажа, проездом работника и его семьи к месту работы.

Работодатель возмещает транспортные расходы работника и членов его семьи к постоянному месту жительства в период отпуска, на оформление визы для работника и членов его семьи.

Осуществление работодателем затрат на услуги школы для детей иностранного сотрудника. В договорах с образовательными учреждениями указываются учащимися дети сотрудника компании.

Компания имеет намерение создать обособленные подразделения в регионах России. На созданные рабочие места перемещаются работники внутри компании. Компания намерена также возмещать затраты, связанные с перемещением работника и членов его семьи к новому месту работы (аренда жилья, проезд работника и членов его семьи к месту работы).

Вопрос 1. Являются ли расходы компании, произведенные согласно трудовым договорам на аренду жилых помещений для проживания специалиста и его семьи, на услуги образовательных учреждений, на переезд к месту работы и переезд в период отпуска к месту постоянного жительства работника и членов семьи, на оформление визы работника и членов его семьи и т.п. расходы, налогооблагаемым доходом работника компании (НДФЛ) при условии, что все произведенные расходы осуществлены для целей привлекательности рабочего места.

Вопрос 2. Формируют ли расходы компании, перечисленные выше, налоговую базу по единому социальному налогу.

Вопрос 3. Согласно ст. 255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Вышеперечисленные расходы являются экономически обоснованными, т.к. они направлены на обеспечение и сохранение высококвалифицированных трудовых ресурсов компании.

Просим Вас подтвердить правомерность уменьшения полученных доходов на сумму перечисленных выше произведенных расходов для целей налогообложения налогом на прибыль.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ОАО от 26.03.07 и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) разъясняет следующее.

Как указывается в рассматриваемом письме, для новых сотрудников, переезжающих на работу из других регионов России и иностранных государств, организация планирует возмещение расходов по аренде жилого помещения, расходов по проезду к постоянному месту жительства в период отпуска, а также возмещение стоимости обучения в школе для детей иностранных сотрудников.

Организация также планирует привлекать на работу в региональные обособленные подразделения своих сотрудников из других регионов с возмещением затрат, связанных с переездом работников на новое место работы, и расходов по аренде жилья.

1. Налог на доходы физических лиц.

Оплата (полностью или частично) за физическое лицо организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Таким образом, суммы оплаты организацией аренды квартиры, в которой проживает работник, расходов по проезду к постоянному месту жительства в период отпуска, суммы возмещения стоимости обучения в школе для детей сотрудников подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность).

Статьей 169 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Таким образом, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.

Суммы возмещения организацией расходов по найму жилья работников, переехавших на работу в другую местность, не подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Кодекса, поскольку данной нормой Кодекса предусмотрено освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов работника только по переезду. Соответственно, суммы возмещения организацией расходов работника по найму жилья подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

2. Единый социальный налог.

В соответствии с пунктом 1 статьи 236 Кодекса объектом обложения единым социальным налогом для налогоплательщиков – лиц, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

При этом пунктом 3 статьи 236 Кодекса установлено, что данные выплаты не признаются объектом налогообложения у налогоплательщиков – организаций, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса содержит норму, аналогичную норме вышеупомянутой статьи 217 Кодекса, предусматривающую освобождение от налогообложения единым социальным налогом всех видов компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность).

Таким образом, компенсационные выплаты, возмещаемые работнику и членам его семьи в связи с переездом на работу в другую местность, не облагаются единым социальным налогом в размерах, установленных дополнительным соглашением к трудовому договору.

Поскольку подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения единым социальным налогом только сумм возмещения расходов работника по переезду, суммы расходов организации по найму жилого помещения подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке с учетом пункта 3 статьи 236 Кодекса.

Что касается вопроса налогообложения единым социальным налогом оплаты переезда работника в период отпуска к месту постоянного жительства, оформления визы работнику и т.п., то следует иметь в виду, что согласно пункту 1 статьи 237 Кодекса при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в статье 238 настоящего Кодекса), вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица – работника.

Учитывая изложенное, вышеперечисленные выплаты, предназначенные работнику, подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке с учетом пункта 3 статьи 236 Кодекса.

В тоже# время, оплата переезда членов семьи работника в период отпуска к месту постоянного жительства, оформления визы членам семьи работника, услуг образовательных учреждений для детей работников не является объектом обложения единым социальным налогом на основании пункта 1 статьи 236 Кодекса.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 мая 2007 г. N 03-04-06-01/165

Источники:
http://kakzarabativat.ru/voprosi-otveti/vozmeshhenie-zatrat-uchreditelyu-inostrancu/
http://www.klerk.ru/buh/articles/199567/
http://www.26-2.ru/qa/662-vozmeshchenie-rashodov-uchreditelyu
http://glavkniga.ru/elver/2013/4/657-oplatiti_komandirovku_uchreditelja_obschestva.html
http://www.eg-online.ru/consultation/236069/
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/12054113/
http://kontur.ru/articles/4337