Порядок смены главного бухгалтера и передачи дел + образец акта и ответственность

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Бланк отзыва доверенности скачать >>>

Уведомление об отзыве доверенности скачать >>>

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Подробнее о порядке увольнения главного бухгалтера можно почитать здесь >>>

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Подробнее о видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной, читайте здесь >>>

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

Когда новый клиент приходит на бухгалтерское обслуживание в 1С-WiseAdvice, всегда стандартно считается, что первые 3 месяца он находится на адаптации. И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

– люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

– период времени, в течение которого будут переданы документы;

– если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

– дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

– порядок, сроки выполнения инвентаризации;

– порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

– книги покупок и продаж;

– журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

– журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

– книги выдачи доверенностей;

– журналы регистрации путевых листов;

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

– дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

– даты, наименования документов, которые передаются;

– список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

– все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

– расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью “Компания”

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

Генеральный директор ООО “Компания”

____________________ (Петров И.В.)

Акт приема-передачи документов ООО “Компания”

г. Москва 2 мая 2018 г.

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) – 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время – 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета[2] за гг. и I квартал 2018 г. – 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) – 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. – 1

Инвентаризационные описи за 2гг. – 3

Книги покупок и продаж[3] за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Журналы регистрации счетов-фактур[4] полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Документы от поставщиков – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. – 10

Документы от покупателей – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Кассовые и банковские документы за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Кадровые документы и документы, подтверждающие право сотрудников на налоговые вычеты по НДФЛ – 1

Журнал учета выданных доверенностей – 1

Также переданы и приняты: банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от кассы, денежная наличность в сумме 5000 руб., бланки строгой отчетности __________ (указать какие) в количестве ________________, ценные бумаги ___________________ (указать какие) в количестве _______________.

Также переданы и приняты: печать организации, ключи от сейфа, ключи от системы “клиент – банк”, логин и пароль от Интернет-банка , пароль от программного продукта «1:С», корпоративные пластиковые карты к счетам компании в количестве ____________с номерами ___________________________________, топливные карты в количестве ______ с номерами ________________________________. Действительность ключей и полученных паролей проверены в присутствии обеих сторон.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2018 г.

2. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова Н. И. бывший главный бухгалтер

Документы принял: Петрова А.М. действующий главный бухгалтер

Как правильно составляется акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера по образцу?

При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам.

Как составляется этот документ, какова его форма, что входит в комплектацию акта, и нужно ли упоминать о недостающих бумагах?

Вопросов на самом деле много и разобраться во всех тонкостях и нюансах бывает сложно.

Обо всех нюансах передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы и поговорим в наше сегодняшней статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76 . Это быстро и бесплатно !

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.
  • Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

    • учетную политику;
    • бух. отчетность;
    • налоговую отчетность;
    • фондовые отчисления;
    • акты выполненных работ и услуг;
    • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
    • инвентаризационные описи;
    • первичные учетные бумаги;
    • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

    Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

    Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

    Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

    Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

    Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

    Состояние амортизируемого имущества

    Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

    Сведения об учете материалов

    Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

    Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

    Информация о расчете работников

    Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

    Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

    Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

    Перечень папок по описи


    Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи
    , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

    Остатки по проверенным счетам

    Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

    Список отсутствующих бумаг

    Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

    Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

    Ещё один весьма важный нюанс

    Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

    Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

    Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-76 (Москва)
    +7 (812) 467-44-78 (Санкт-Петербург)

    Порядок смены главного бухгалтера и передачи дел + образец акта и ответственность

    Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

    Сегодня вы узнаете:

    • Как подготовиться к смене главбуха;
    • Как организовать передачу ответственности;
    • Кого необходимо уведомить об изменениях.

    Содержание

    Главный бухгалтер в организации

    Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

    Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

    • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
    • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
    • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

    Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

    Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

    Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

    Передача дел главного бухгалтера

    Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

    Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

    Этап 1. Руководитель издает приказ, содержащий:

    • причина смены главного бухгалтера;
    • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
    • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
    • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
    • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

    Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

    • делает требующиеся бухгалтерские записи;
    • сдает в налоговую отчетность;
    • готовит первичные документы;
    • все бумаги подшиваются.

    Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

    Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

    Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

    В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

    • доходов и расходов фирмы;
    • вложений;
    • дебетовой и кредиторской задолженностей.

    Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

    Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

    Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

    Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

    Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

    • учредительные документы;
    • учетная политика компании, документооборота;
    • оформление первичных документов;
    • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
    • расчетные документы, банковские выписки;
    • итоги инвентаризации;
    • акты проверок за 3 года;
    • данные о недостачах.

    Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

    • Скачать образец акта приема-передачи дел

    Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

    После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

    Стандартный акт содержит следующие пункты:

    • реквизиты участников процесса;
    • сроки;
    • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
    • полный список переходящих документов;
    • характеристики бухгалтерии;
    • реквизиты бланков отчетности;
    • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
    • система учета расчетных операций (банковские выписки);
    • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
    • порядок расчета с работниками.

    Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

    После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

    Ответственность бывшего бухгалтера

    Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

    Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

    Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

    Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

    Нарушение

    Штраф

    Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой

    Нарушение отчетности по валютным операциям

    Нарушение норм предоставления статистических данных

    Ведение деятельности без регистрации в налоговой

    Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации

    Искажение в отчетности сумм более чем на 10%

    Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

    Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

    • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
    • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

    Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

    Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

    Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

    В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

    Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

    Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

    • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
    • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
    • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
    • сопроводительное письмо.

    Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

    Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

    Что случилось?

    • Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
    • Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
    • Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
    • Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
    • Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
    • Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
    • Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

    Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

    Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

    Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

    В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

    В приказе о передаче дел следует указать:

    • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
    • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
    • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
    • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

    Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

    Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

    Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

    Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

    Такими документами являются:

    • учредительные и регистрационные документы;
    • учетная политика;
    • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
    • регистры бухгалтерского и налогового учета;
    • бухгалтерские справки;
    • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
    • отчетность во внебюджетные фонды;
    • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
    • инвентаризационные описи;
    • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
    • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
    • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
    • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
    • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

    Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

    После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

    Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

    Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

    Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

    Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

    Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

    В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

    Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

    Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

    Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

    Учредительные и регистрационные документы

    1. Устав, учредительный договор;
    2. Выписка их ЕГРЮЛ;
    3. Свидетельство о регистрации;
    4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
    5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

    Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

    1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
    2. Политика по налоговому учету;
    3. План счетов бухгалтерского учета;
    4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

    Регистры бухгалтерского и налогового учета

    1. Оборотно – сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
    2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

    Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

    1. Бухгалтерская отчетность;
    2. Декларации и расчеты по всем налогам;
    3. Книги покупок и продаж;
    4. Журнал учета полученных и выставленных счетов – фактур;

    Документы по инвентаризации

    1. Приказ о проведении инвентаризации;
    2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

    Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

    1. Акты налоговых проверок;
    2. Акты сверок с налоговыми органами;

    Документы по учету основных средств

    1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
    2. Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
    3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
    4. Акты на списание основных средств

    Документы по учету товарно-материальных ценностей

    1. Карточки учета материалов;
    2. Приходные ордера по форме № М-4;
    3. Требования – накладные по форме № М-11;

    Документы по учету денежных средств

    1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
    2. Платежные поручения;
    3. Выписки банков по расчетным счетам;
    4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

    Документы по учету труда и заработной платы

    1. Трудовые договоры;
    2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
    3. Штатное расписание;
    4. Табели учета рабочего времени;
    5. Расчетно-платежные ведомости;

    Документы по расчетам с подотчетными лицами

    1. Авансовые отчеты;

    Документы по учету расчетов контрагентами

    1. Договоры с поставщиками и покупателями;
    2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
    3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

    Прочие документы

    1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
    2. Бухгалтерские справки;
    3. Путевые листы;
    4. Бланки строгой отчетности;
    5. Доверенности;
    6. другие документы;

    Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

    Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

    Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

    В акте приема-передачи дел следует отразить:

    • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
    • дату передачи дел;
    • период, за который осуществлена передача дел;
    • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
    • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
    • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
    • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
    • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
    • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
    • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
    • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

    Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

    1) организация бухгалтерского учета.

    В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

    Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

    Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

    2) учет денежных средств.

    В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира – операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

    Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

    3) учет основных средств и нематериальных активов.

    В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

    4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

    В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

    Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

    Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

    6) состояние учета на других участках.

    В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

    7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

    В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

    Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

    По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

    8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

    В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

    9) хранение документов.

    В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

    10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

    В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

    Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

    Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

    Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

    Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

    Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

    Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

    Источники:
    http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/
    http://1c-wiseadvice.ru/company/blog/poshagovaya-instruktsiya-po-peredache-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/
    http://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-peredachi-del-glavnogo-bukhgaltera.html
    http://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/uvolneniya-personala/glavnogo-buhgaltera/akt-priema-peredachi.html
    http://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/
    http://www.klerk.ru/buh/articles/460161/
    http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/pereimenovaniye-organizacii/

    Ссылка на основную публикацию